Altijd de juiste kosten
Alpha-TMS houdt de kosten van elke zending nauwkeurig bij, zodat u facturen zelf eenvoudig kunt controleren of factuurcontrole zelfs helemaal overbodig kunt maken met onze self-billing module.
De volledige kosten, nauwkeurig bijgehouden
In alpha-TMS beheert u tarieven als totale kosten, niet alleen als basisprijs. De kosten van elke zending zijn opgebouwd uit lagen:
Basistarief
Extra diensten
Brandstoftoeslag
Onvoorziene kosten
Doordat alpha-TMS elke kostenpost in detail bijhoudt, weet u altijd de volledige kosten van elke zending. Deze nauwkeurigheid is de basis voor eenvoudige factuurcontrole of self-billing.
Factuurcontrole eenvoudig gemaakt
Doordat de totale kosten in alpha-TMS altijd nauwkeurig zijn, heeft u een betrouwbaar bedrag om elke vervoerdersfactuur mee te vergelijken. Een regel-voor-regelcontrole op tarieflijsten is niet meer nodig, want het afgesproken tarief, de diensten, de brandstof en eventuele extra kosten liggen al vast, zodat elk verschil met de factuur direct opvalt. U kunt uiteraard handmatig controleren, of deze kosten rechtstreeks doorgeven aan uw eigen systeem. Via de alpha-TMS API komen de kosten van elke zending desgewenst binnen in uw ERP- of boekhoudsysteem, zodat de afrekening verloopt in de software die u al gebruikt.
Self-billing
Met self-billing verdwijnt de vervoerdersfactuur geheel uit het proces. In plaats van een factuur te ontvangen en te controleren, verrekent u elke order precies zoals de kosten zijn geregistreerd in alpha-TMS, en alpha-TMS stuurt de self-billingfactuur naar de vervoerder. Er is niets meer voor u om te controleren; de vervoerder ontvangt die factuur en controleert hem in plaats van u dat te laten doen. Deze facturen kunnen ook digitaal worden gedeeld met uw eigen boekhoudsysteem.
Self-billing kunt u pas activeren nadat u dit met de vervoerder heeft afgesproken. U en de vervoerder rekenen af op dezelfde basis, zodat de betaling automatisch uit de uitvoering volgt in plaats van een apart proces te zijn dat u moet beheren.
Volledige kostentransparantie
Elke kostenpost wordt op de order vastgelegd: het basistarief, extra diensten, brandstof, tol en toeslagen, samen met eventuele onvoorziene kosten die de vervoerder of opdrachtgever er achteraf bij aanmeldt. Ook een brandstoftoeslag die na verwerking van de order verandert, wordt automatisch bijgewerkt, zodat u altijd de werkelijke, actuele kosten van de zending ziet.
U kunt deze kosten per vervoerder optellen en zo precies zien waar uw transportkosten gemaakt worden. Doordat de uitsplitsing per order wordt vastgelegd, voedt die meteen uw kosten-, marge- en prestatieanalyse.
Analytics & prestaties bekijken
Kernfuncties factuurcontrole & self-billing
Totaaltarieven
Elke zending de volledige kosten, niet alleen de basisprijs.
Gelaagde kosten
Basistarief, extra diensten, brandstof en onvoorziene kosten vastgelegd per order.
Retroactieve brandstof
Brandstoftoeslagen bijgewerkt, zelfs voor al verwerkte orders.
Onvoorziene kosten
Toegevoegd door vervoerders of klant zodra ze zich voordoen.
Factuurcontrole
Vervoerdersfacturen controleren op kosten bijgehouden in alpha-TMS.
Financieel-systeemintegratie
Kosten en self-billingfacturen gedeeld met uw systeem.
Self-billing
Orders direct verrekenen en de self-billing factuur uitsturen aan de vervoerder.
Kostentransparantie
Volledige kostenuitsplitsing per zending en per vervoerder.
Transportafrekening, Factuurcontrole & Self-Billing Software
Alpha-TMS geeft verladers volledige grip op de vrachtafrekening van uitbesteed transport. De kosten van iedere zending zijn opgebouwd uit het afgesproken basistarief, extra diensten, brandstoftoeslagen en onvoorziene kosten, zodat alpha-TMS altijd de volledige kosten van elke zending kent, ook wanneer een brandstoftoeslag na verwerking van de order wordt bijgewerkt. Met dat inzicht kunnen verladers vervoerdersfacturen controleren op de afgesproken tarieven, deze kosten via de API doorgeven aan hun ERP- of boekhoudsysteem, of factuurcontrole helemaal overbodig maken met self-billing, waarbij alpha-TMS de factuur rechtstreeks naar de vervoerder stuurt. Doordat alpha-TMS uitvoering en afrekening aan elkaar koppelt, hoeft u vrachtfacturen niet meer handmatig te verwerken: de kosten kloppen en de betaling aan uw vervoerders verloopt soepel.
Veelgestelde vragen
Alles wat u moet weten over alpha-TMS
Hoe werkt factuurcontrole in alpha-TMS?
Alpha-TMS houdt van elke zending alle kosten bij: het basistarief, extra diensten, brandstoftoeslag en eventuele onvoorziene kosten. Zo heeft u altijd een nauwkeurig bedrag om elke vervoerdersfactuur mee te vergelijken. Handmatig afstemmen op tarieflijsten is niet meer nodig.
Wat is self-billing en hoe werkt het?
Met self-billing rekent u elke order af precies volgens de kosten die in alpha-TMS zijn geregistreerd, en stuurt alpha-TMS de self-billingfactuur naar de vervoerder. De vervoerder ontvangt die factuur en controleert hem, in plaats van er zelf één naar u te sturen. Self-billing kunt u pas activeren nadat u het met de vervoerder heeft afgesproken.
Kunnen brandstoftoeslagen met terugwerkende kracht worden bijgewerkt?
Ja, brandstoftoeslagen kunnen in alpha-TMS ook voor al verwerkte orders worden bijgewerkt, zodat de totale kosten van elke zending altijd het werkelijke, actuele bedrag weergeven en niet de stand op het moment van boeken.
Integreert alpha-TMS met financiële en ERP-systemen?
Ja, via de alpha-TMS API komen de nauwkeurige kosten van elke zending binnen in uw ERP- of boekhoudsysteem. Ook self-billingfacturen kunnen digitaal worden gedeeld met uw eigen boekhoudsysteem.
Heeft alpha-TMS voorkeur voor bepaalde vervoerders?
Nee, wij zijn volledig onafhankelijk en hebben geen afspraken met vervoerders. Daardoor hebben wij geen enkele voorkeur en staat het belang van onze klanten altijd voorop.
Kan ik een volledige kostenuitsplitsing per vervoerder zien?
Ja, alle kosten worden per order geregistreerd en kunnen per vervoerder worden opgeteld, zodat u een volledig overzicht heeft van waar uw transportkosten worden gemaakt. Die gegevens voeden direct uw kosten- en prestatieanalyse en zijn via de API beschikbaar voor uw eigen BI-systeem, zoals Power BI of Tableau.